Vrijwilligerswerving- en behoud

Stappenplan vrijwilligerswerving- en behoud

Vrijwilligers werven, binden & behouden en een functie beëindigen zijn facetten die in het vrijwilligersbeleid opgenomen moeten worden. Begin niet lukraak met het werven van vrijwilligers, voordat er een duidelijk vrijwilligersbeleid bepaald is. Onderstaand stappenplan kan jouw vereniging helpen bij het opstellen van vrijwilligersbeleid. Zorg dat je stap 1 tot en met 14 chronologisch doorloopt. Zonder een goede start, geen goede finish!

Heb je advies of ondersteuning nodig bij het opstellen van vrijwilligersbeleid? Of blijf je vastzitten bij een specifieke stap hieronder? Mail dan naar sportvereniging@sro.nl. We denken graag mee!

Werven

1. Stel een duidelijke verenigingsmissie, verenigingsstrategie en verenigingsvisie op en draag deze uit. Klik hier hoe je dit kunt vormgeven.  

• Persoonlijke normen en waarden vrijwilliger
  Een vrijwilliger wil zich pas inzetten indien de missie, strategie en visie van de sportvereniging overeenkomen met de normen en waarden van de vrijwilliger. Zorg er daarom als sportvereniging voor dat de missie en visie duidelijk en helder beschreven zijn en uitgedragen worden.  
• Interne communicatie
  Bepaal als vereniging hoe de communicatiestromen door de vereniging heen moeten lopen. Hoe zorg je ervoor dat informatie vanuit het bestuur bij de vrijwilligers terecht komt? En andersom? Wanneer een vrijwilliger het gevoel krijgt dat er informatie vanuit het bestuur richting de vrijwilligers niet goed gecommuniceerd wordt, of dat informatie vanuit de vrijwilligers nooit bij het bestuur terecht komt, kan dit ten koste gaan van de inzet en energie van de vrijwilliger. 

2. Bepaal wie binnen de vereniging de coördinatie op zich neemt 

Bij een relatief kleine vereniging (<100 leden) kan één van de bestuursleden de portefeuille ‘vrijwilligerscoördinatie’ op zich nemen. Bij een middelgrote vereniging (100-250 leden) wordt aangeraden om een vrijwilligerscoördinator aan te stellen die zich enkel hierom bekommert. Bij een grote vereniging (>250 leden) is het raadzaam om een vrijwilligerscommissie in te stellen.  

3. Bepaal wat je vrijwilligers te bieden hebt 

Naast het bieden van een vrijwilligersvergoeding in euro’s, kun je ook kiezen voor vergoedingen in natura. Denk aan korting op een lidmaatschap, gratis consumptie(s), gratis sportkleding etc.  

4. Bepaal waarom (en waarvoor) je vrijwilligers nodig hebt 

• Waarom? 

Heeft de vereniging te weinig vrijwilligers om de tent draaiende te houden? Worden de huidige vrijwilligers te veel belast? Worden vrijwilligers wel gevonden, maar vertrekken ze met de Noorderzon? Indien alle vragen met een ‘ja’ beantwoord worden, is het goed om deze stap zorgvuldig uit te werken. Ook wanneer overal ‘nee’ op geantwoord is, is het goed om deze stap zorgvuldig uit te werken, zodat het voor eenieder duidelijk is wat er van vrijwilligers gevraagd wordt.   

1) Vraag jezelf eerst af waarom je nieuwe vrijwilligers wil.
2) Bepaal vervolgens aan de hand van deze reden(en) de huidige situatie (knelpunten) en de gewenste situatie.
3) Vervolgens kun je antwoord geven op de oorzaken van het beschreven vrijwilligersprobleem en waar jouw vereniging invloed op uitoefent.
4) Tot slot stel je vast voor wie het vrijwilligersprobleem nou écht een probleem vormt. Wie ondervindt de meeste weerstand?  

• Waarvoor?

In voorgaande stap is bepaald waarom jouw vereniging nieuwe vrijwilligers wil werven. In deze stap bepaal je waarvoor jouw vereniging vrijwilligers nodig heeft. Het waarvoor kan beantwoord worden door een gewenst functieprofiel op te stellen. Wat verwacht je van de potentiële vrijwilliger? Welke achtergrond dient deze persoon te hebben? Hoeveel uur is iemand kwijt aan het takenpakket? 

5. Stel een lijst op met potentiële vrijwilligers 

Nadat bepaald is wie de vrijwilligerscoördinatie binnen de vereniging op zich neemt, wat je vrijwilligers te bieden hebt en wat er van vrijwilligers verwacht wordt, kan er een lijst opgesteld worden van potentiële vrijwilligers. De potentiële vrijwilligers kunnen personen zijn uit het ledenbestand, maar ook personen vanuit relevante netwerken (onderwijsinstellingen, ouderen etc.) die de vereniging heeft.  

Tip: vraag  nieuwe leden (en ouders van jeugdleden) bij inschrijving wat hun expertise is en hoe ze dat kunnen inzetten binnen de vereniging.  

Vraag huidige leden dmv een vragenlijst wat zij voor de club kunnen betekenen. Zie hier een voorbeeld vragenlijst.  

6. De wervingscampagne 

Nu het duidelijk is wat het exacte vrijwilligersprobleem is binnen jouw vereniging, kan een wervingscampagne worden opgezet en uitgevoerd.  

• Gerichte boodschap 

Om vrijwilligers te werven moet je als vereniging ‘vanuit de ogen van de vrijwilliger’ kijken. Op deze manier kun je een gerichte boodschap opstellen. Wat heeft de vereniging de vrijwilliger te bieden? Wat wil je als vereniging overbrengen? 

• Maak de wervingsactie publiekelijk en onderdeel van de hele vereniging 

Je hebt als vereniging verantwoordelijke(n) aangesteld voor de vrijwilligerscoördinatie. Zij coördineren de wervingscampagne, maar zorg dat de campagne door elk lid gedragen wordt. Wanneer elk lid van de wervingscampagne afweet, ontstaat mond-tot-mond reclame.  

• Persoonlijke benadering en overige communicatiemiddelen 

De boodschap dat de vereniging vrijwilligers nodig heeft kan via de website, clubblad, social media, posters en flyers verspreid worden, maar de persoonlijke benadering werkt altijd het best! Benader de potentiële vrijwilligers (stap 5) persoonlijk door ze op de vereniging aan te spreken of op te bellen. Maar publiceer de boodschap ook zeker via: 

• Verschillende (trainings) groepsappen 
• Prikbord in de kantine 
• Vacaturebank 
• Indebuurt033 

• Advertenties
   – Evaluatie en andere waardevolle ideeën? 

Om te leren van de wervingscampagne en het een volgende keer beter te doen, is evaluatie raadzaam. Wat ging er goed tijdens de campagne en wat kan er beter? Zijn er vrijwilligers gevonden of is dit niet gelukt? Waar lag dat dan aan? Er kunnen potentiële vrijwilligers zich aandienen die wat voor jouw vereniging willen betekenen, maar niet zozeer voor het gevraagde takenpakket. Stel je als vereniging flexibel op en ga in gesprek met deze potentiële vrijwilligers. Uit de vragenlijst (zie stap 5) of uit deze gesprekken kunnen waardevolle ideeën komen. Wie weet wil een vrijwilliger iets betekenen voor jouw vereniging waar nog nooit aan gedacht is?  

Binden & behouden 

7. Zorg voor een goede kennismaking 

Nu de wervingscampagne erop zit en er vrijwilligers bij jouw vereniging aan de slag zijn, is het belangrijk om te zorgen dat deze vrijwilligers zich verbonden voelen aan jouw vereniging. Een eerste indruk is erg belangrijk! 

• Kennismaken met jouw vereniging 

De vrijwilliger kent de missie, strategie en visie van jouw vereniging, maar het echte gevoel moet nog ontstaan. Zorg dat de vrijwilliger de processen binnen de vereniging kent, welke kaderleden er zijn, hoe de vereniging de dagelijkse gang van zaken aanstuurt etc. Stel een document op waarin jouw vereniging beschreven staat en laat de vrijwilliger bijvoorbeeld eens aansluiten bij een bestuursvergadering, aansluiten of meekijken bij een training, geef de vrijwilliger een rondleiding of zorg voor een heldere presentatie waardoor de vrijwilliger jouw vereniging écht leert kennen. 

• Tip: koppel een buddy van vergelijkbare leeftijd aan de nieuwe vrijwilliger. Een buddy is het eerste aanspreekpunt in een soms grote onbekende vereniging en kan de vrijwilliger wegwijs maken, introduceren bij belangrijke personen en kennis laten maken met processen. Vast aanspreekpunt 

Het is voor een vrijwilliger fijn als er een vast aanspreekpunt binnen de vereniging is. Dit kan bijvoorbeeld een bestuurslid zijn die een specifieke portefeuille bezit of een commissielid die jouw vereniging goed kent. 

• Kennismaken met de vrijwilliger 

Nu de vrijwilliger kennisgemaakt heeft met de vereniging, is het belangrijk om kennis te maken met de vrijwilliger. Wat zijn de drijfveren van de vrijwilliger om een steentje bij te dragen? Hoe ziet de privésituatie van deze persoon eruit? Wat zijn hobby’s die de vrijwilliger graag uitvoert? Wat vindt de vrijwilliger wel en niet leuk om te doen? Vraag goed door op antwoorden die gegeven worden, zodat een vrijwilliger zich gehoord voelt en gemotiveerd raakt en blijft. 

• Maak afspraken met de vrijwilliger 

Het is belangrijk om bepaalde zaken vast te leggen. Dit kan in een vrijwilligersovereenkomst, waarin de belangrijkste afspraken worden genoteerd. Krijgt de vrijwilliger een vergoeding? Mag de vrijwilliger bepaalde opleidingen volgen? Hoe en waarvoor is de vrijwilliger verzekerd? Wat wordt er wel en niet verwacht van de vrijwilliger? Niet elke vrijwilliger zal een vrijwilligersovereenkomst willen ondertekenen. Zorg dan dat duidelijk is wat de vrijwilliger wel en niet gaat doen, maar blijf weg van eventuele vergoedingen en opleidingen, zodat hier geen verwarring over kan ontstaan. Zorg ten slotte dat jouw vereniging voor elke vrijwilliger een VOG aanvraagt. Meer over en het aanvragen van een gratis VOG lees je hier. 

8. Motiveren 

De vrijwilliger heeft inmiddels kennisgemaakt met de vereniging en er zijn afspraken gemaakt. Om een vrijwilliger te binden en behouden, is het noodzaak om de vrijwilliger te blijven motiveren. Bij stap 8 vind je een aantal opties hoe jouw vereniging dit kan bewerkstelligen. 

• Attentie en complimenteren 

Niets is zo fijn voor een vrijwilliger om te horen dat diegene het goed doet. Complimenteer de vrijwilliger daarom regelmatig. Ook kan het bieden van attenties de vrijwilliger motiveren. Denk hierbij aan een bos bloemen bij een jubileum,  of  een attentie aan het einde van het seizoen. Ook het alleen al benoemen van (al) het werk wat de vrijwilliger doet, tijdens een ALV of toernooi maakt dat mensen zich gezien en gewaardeerd voelen.  

• Mee laten denken 

Geef de vrijwilliger vrijheid in het mee laten denken over bepaalde processen. Dit geeft een vrijwilliger gevoel van autonomie, wat leidt tot meer motivatie. Nodig de vrijwilliger bijvoorbeeld eens uit bij een vraagstuk dat ter tafel komt in een bestuursvergadering. Hoe denkt de vrijwilliger hierover? 

• Regelmatig een (evaluatie)gesprek voeren 

Zorg dat er regelmatig een (evaluatie)gesprek gevoerd wordt met de vrijwilliger. Is de vrijwilliger nog tevreden? Is het takenpakket passend of kost het de vrijwilliger te veel tijd? Wat mist de vrijwilliger nog om de taken goed te kunnen uitvoeren? Op deze manier voelt de vrijwilliger zich gehoord en blijft deze gemotiveerd. 

• Zorg voor verandering en dynamiek 

Een vrijwilliger heeft baat bij verandering en dynamiek in het takenpakket. Zo blijft het vrijwilligerswerk leuk en vernieuwend. In de ideale wereld voer je regelmatig een gesprek met de vrijwilliger over uitbreiding van de werkzaamheden. 

• Opleiding 

Afhankelijk van het type functie van de vrijwilliger, de motivatie en het takenpakket, kan het faciliteren van opleidingen of cursussen motiverend werken. Hieronder vind je een aantal opleidingen en cursussen die SRO/Buurtsportcoach aanbiedt en subsidiemogelijkheden voor opleidingen bij de sportbond voor aangevraagd kan worden. 

• Vergoeding 

Er zullen vrijwilligers zijn die zich kosteloos inzetten voor jouw vereniging, maar er zullen ook vrijwilligers zijn die gemotiveerd worden door een vrijwilligersvergoeding. Een vrijwilligersvergoeding kun je als vereniging belastingvrij uitkeren. Een vrijwilligersvergoeding kan bestaan uit werkelijk gemaakte en aantoonbare kosten of een vast bedrag dat niet aangetoond hoeft te worden. Lees meer over vrijwilligersvergoedingen op de website van de belastingdienst via deze link.  

• Korting op lidmaatschap 

Je kan er als vereniging voor kiezen om vrijwilligers korting te geven op het lidmaatschap. Communiceer dit duidelijk richting je achterban, gezien dit voor velen een trigger kan zijn om vrijwilligerswerk uit te voeren. 

• Verenigingskleding en naam opnemen op website 

Om een vrijwilliger écht onderdeel te laten voelen van de vereniging, kan jouw vereniging ervoor kiezen om verenigingskleding aan vrijwilligers te geven (in bruikleen). Daarnaast zijn zij op deze manier ook zichtbaar voor leden. Eventueel kan de functie bedrukt worden op de kleding. Vergeet de vrijwilliger niet op te nemen in het organogram op de website! 

9. Zet je vrijwilligers in het zonnetje! 

Vergeet niet om jouw vrijwilligers (regelmatig) in het zonnetje te zetten. Ze investeren hun vrije tijd in jouw vereniging en daar mag je ze meer dan dankbaar voor zijn. Hieronder een aantal manieren waarop je dit kan doen: 

• Maak een filmpje of schrijf een verhaal waarin een ‘vrijwilliger aan het woord is’. Bijkomend voordeel: dit kan potentiële vrijwilligers motiveren om ook een steentje bij te dragen!
• Organiseer een jaarlijkse BBQ 
• Organiseer een jaarlijks vrijwilligersevenement 
• Nomineer jouw vrijwilligers voor het Amersfoortse Sportgala 

Hoe zet jouw vereniging de vrijwilligers in het zonnetje? Laat het ons weten via sportverenigingen@sro.nl

Beëindigen 

10. Oorzaak afscheid 

Mocht een vrijwilliger (helaas) de vrijwilligerstaken neerleggen, achterhaal dan altijd waarom dit is. Is de vrijwilliger niet meer op zijn plek? Kost het te veel tijd? Zorg altijd dat jouw vereniging een exitgesprek voert met de vertrekkende vrijwilliger. Dit formulier kan jouw vereniging daarbij helpen.  

11. Functie goed afsluiten 

Nadat je redenen van vertrek hebt achterhaald, is het prettig om een (klein) gebaar mee te geven aan de vrijwilliger. Dit geeft een enorme blijk van waardering. Denk bijvoorbeeld aan iets wat de vereniging of deze vrijwilliger typeert. De vrijwilliger zal jouw vereniging nooit vergeten! 

12. Opnieuw werven, begin op tijd! 

Helaas is de vrijwilliger vertrokken. Heb je de gegevens van de vrijwilliger genoteerd op de website? Vergeet deze dan niet te verwijderen. Ook wordt het weer tijd om de vacante positie weer te vervullen. Neemt iemand het takenpakket van de vertrokken vrijwilliger tijdelijk over? Of staat er direct een nieuwe vrijwilliger klaar?  

13. Terugkomen? 

Sluit de deur nooit volledig! Vaak komen vrijwilligers na loop van tijd weer terug bij de vereniging. Zorg dat je een warme band behoud door de vertrokken vrijwilliger mee te nemen in de communicatie van jouw vereniging.